Verfahrensdokumentationen

Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlichte 2014 die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). In den GoBD wird eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation des Steuerpflichtigen gefordert. Diese soll u. a. auch das interne Kontrollsystem (IKS) abbilden und während der Aufbewahrungspflicht historische Verfahrensinhalte umfassen und selbst im Falle inhaltlicher Änderungen diese historisieren. Die Verfahrensdokumentation soll jedoch von den Umständen des Einzelfalls, insbesondere von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit sowie der Organisationsstruktur des Unternehmens abhängig sein.

In Zeiten der Digitalisierung gewinnen digitale bzw. digitalisierte Belege immer stärker an Bedeutung (vgl. Unternehmen Online und DMS). Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) reagierten mit der Herausgabe ihrer gemeinsamen Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege auf die vielen Fragen, die sich in diesem Zusammenhang vor allem bei kleinen und mittleren Unternehmen ergaben haben. Die Musterverfahrensbeschreibung soll dazu dienen, die in der Praxis häufig aufgrund von Unsicherheiten bestehende Doppelarbeit aus der Aufbewahrung von Papier- wie auch gescannten Belegen zu beenden. Dabei muss sichergestellt werden, dass die originalen Papierbelege vernichtet werden können, ohne dass sich Einschränkungen hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit für Buchführung und Aufzeichnungen ergeben. Das „Ersetzende Scannen“ von Belegen soll damit ein vollständiger Ersatz für Papierbelege werden.

Wir helfen Ihnen bei der Erstellung von Verfahrensdokumentationen oder Erteilen auch Bescheinigungen über die Ordnungsmäßigkeit von Verfahrensdokumentationen, wenn Sie diese bereits selbst erstellt haben.